Как принять дела у старого бухгалтера
Приёмка дел — это страховка для всех: для собственника, для нового бухгалтера, и даже для старого. Без неё границы ответственности размыты, и потом всё «найденное» в учёте автоматически становится виной нового.
Зачем подписывать акт
Акт приёмки фиксирует точку входа: что передано, в каком состоянии, каковы остатки. Без акта потом непонятно, чья ошибка — старого бухгалтера или нового.
Акт — это не «формальность для бюрократии». Это документ, на который вы будете ссылаться, если выявится проблема за период до приёмки.
Чек-лист передачи (что запросить)
Минимальный набор для нормальной приёмки:
- Уставные документы и регистрационные свидетельства
- Учётная политика, рабочий план счетов
- База 1С (выгрузка или доступ к облачной базе)
- Оборотно-сальдовая ведомость на дату передачи
- Главная книга и обороты по основным счетам
- Кассовая книга, отчёты о работе ККТ
- Книга покупок и продаж (для НДС)
- КУДиР (для УСН и ИП)
- Все сданные отчёты за последние 3 года + протоколы о принятии
- Свежие акты сверки с ФНС, СФР
- Банковские выписки за 12 месяцев
- Карточки контрагентов с актами сверки (выборочно — главные)
- Договоры с контрагентами
- Первичные документы по сделкам за период (накладные, акты, СЧФ)
- Кадровые документы: трудовые договоры, приказы, личные карточки Т-2, штатное расписание
- Графики отпусков, табели учёта рабочего времени
- Регистры по основным средствам
- Регистры по нематериальным активам
- Список открытых судебных и претензионных дел
- Список незакрытых требований ФНС
- Доступы к ЛК ФНС, ПФР, СФР, оператору ЭДО
Что проверить
Получили документы — теперь проверяем:
- Сальдо счетов в ОСВ совпадает с актом сверки ФНС
- Банковские выписки сходятся с оборотами по счёту 51
- По НДС: декларации за последние 4 квартала + книги покупок и продаж
- По зарплате: расчётные ведомости совпадают с 6-НДФЛ и РСВ
- Кадровые документы: на каждого сотрудника есть трудовой договор и приказ о приёме
- Нет несданных обязательных отчётов за последние периоды
- Сальдо ЕНС в ЛК ФНС соответствует ожиданию (нет неожиданных задолженностей)
Акт приёмки
Структура акта:
- Дата составления
- Стороны: вы, новый бухгалтер, по возможности — старый
- Дата, на которую формируются остатки
- Перечень переданных документов и материалов (со ссылками на приложения)
- Остатки по основным счетам (51, 50, 60, 62, 70, 68, 69, 01, 10, 41, 43)
- Сальдо ЕНС
- Перечень выявленных «хвостов» (несданные отчёты, неоплаченные требования, открытые споры)
- Подписи сторон
Если старый бухгалтер недоступен для подписи — двусторонний акт между вами (директор) и новым бухгалтером с фиксацией состояния «как есть».
Ситуация → что делать
| Ситуация | Что делать |
|---|---|
| Старый бухгалтер прислал «всё, что есть» одним архивом без описи | Делаем сами опись по чек-листу: что есть, чего нет. Подписываем акт с фиксацией пробелов. |
| Сальдо счёта 51 не сходится с банковской выпиской | Это серьёзный сигнал. Просим объяснений у старого бухгалтера. Если объяснений нет — фиксируем расхождение в акте, дальше — восстановление этого участка. |
| Нет учётной политики | У ООО учётная политика обязательна. Если нет — приходится формировать с нуля. Это плохо, но не фатально. |
| В ЛК ФНС висит требование, которое не было обработано | Срочно обрабатываем. Срок ответа считается с даты поступления требования, не с даты приёмки. |
| Старый бухгалтер вёл учёт «в Excel» | Это типовая ситуация для микро-ИП. Просто принимаем Excel как первичные данные и переводим в нормальную базу. Цена приёмки выше из-за ручной работы. |
Как это делает Монучет
У нас есть стандартный чек-лист на 30+ позиций, который мы шлём старому бухгалтеру при первом контакте. Это сразу настраивает на корректную передачу. Если старый не выходит на контакт — собираем что возможно по доступным каналам (банки, ФНС, контрагенты), фиксируем разрыв в акте, идём дальше с восстановлением как отдельной услугой.
Частые вопросы
Сколько времени занимает приёмка?
От 2 часов (ИП без сотрудников с порядком) до 2–3 рабочих дней (среднее ООО на ОСНО). Если требуется восстановление — это уже не приёмка, а отдельный проект.
Что, если старый бухгалтер прислал базу, но она «не открывается»?
Базу 1С с устаревшей версии можно открыть в новой. Если файл повреждён — есть инструменты восстановления. Если совсем катастрофа — восстанавливаем учёт по доступным выписками и документам.
А если приёмка показала, что учёт нужно полностью пересобирать?
Это уже восстановление учёта — отдельная услуга со своей сметой. Делаем после согласования с собственником: какой период восстанавливать, до какой глубины.
Кто платит за приёмку?
У нас приёмка в стандартном случае входит в первый месяц сопровождения. Восстановление — отдельный проект. Если у предыдущего бухгалтера в договоре прописана «передача дел» как отдельная услуга — может быть платный счёт за их работу.
Не разобрались?
Опишите ситуацию в Telegram — посмотрим документы и скажем, что и в каком порядке делать.