Как принять дела у старого бухгалтера

Акт приемки фиксирует точку входа: что передано, в каком состоянии, каковы остатки. Без акта потом непонятно, чья ошибка — старого бухгалтера или нового.

Акт — это не «формальность для бюрократии». Это документ, на который вы будете ссылаться, если выявится проблема за период до приемки: доначисление, несданный отчет, расхождение по остаткам.

Структуру документа, кто его подписывает и что делать при отказе от подписи разобрали отдельно — акт приема-передачи дел бухгалтера.

Приемка — это не «забрать архив и расписаться». Рабочая последовательность выглядит так:

1. Согласуйте дату передачи и зафиксируйте ее письменно — приказом о смене бухгалтера или письмом подрядчику. На эту дату будут формироваться остатки.
2. Отправьте старому бухгалтеру чек-лист документов (список ниже). Это задает рамку: передается не «что нашлось», а конкретный перечень.
3. Закажите свежие сверки с ФНС и СФР и справку о сальдо ЕНС на дату передачи. Это независимая точка отсчета, которая не зависит от состояния базы.
4. Получите базу 1С и документы, сверьте фактический состав с описью. Чего не хватает — фиксируйте письменно, а не «на словах».
5. Проверьте ключевые точки: остатки, сданные отчеты, открытые требования (раздел «Что проверить»).
6. Переоформите доступы: банк-клиент, КЭП, личные кабинеты, ЭДО — в день передачи, не «потом».
7. Подпишите акт с остатками по счетам, сальдо ЕНС и перечнем выявленных «хвостов».

Минимальный набор для нормальной приемки:

• Уставные документы и регистрационные свидетельства
• Учетная политика, рабочий план счетов
• База 1С (выгрузка или доступ к облачной базе)
• Оборотно-сальдовая ведомость на дату передачи
• Главная книга и обороты по основным счетам
• Кассовая книга, отчеты о работе ККТ
• Книга покупок и продаж (для НДС)
• КУДиР (для УСН и ИП)
• Все сданные отчеты за последние 3 года + протоколы о принятии
• Свежие акты сверки с ФНС, СФР
• Банковские выписки за 12 месяцев
• Карточки контрагентов с актами сверки (выборочно — главные)
• Договоры с контрагентами
• Первичные документы по сделкам за период (накладные, акты, СЧФ)
• Кадровые документы: трудовые договоры, приказы, личные карточки Т-2, штатное расписание
• Графики отпусков, табели учета рабочего времени
• Регистры по основным средствам
• Регистры по нематериальным активам
• Список открытых судебных и претензионных дел
• Список незакрытых требований ФНС
• Доступы к ЛК ФНС, ПФР, СФР, оператору ЭДО

Глубина запроса — минимум период, открытый для налоговой проверки: обычно 3 года плюс текущий год. Если есть подозрения на ошибки по конкретному участку (НДС, зарплата), по нему берите глубже.

Получили документы — теперь проверяем:

• Сальдо счетов в ОСВ совпадает с актом сверки ФНС
• Банковские выписки сходятся с оборотами по счету 51
• По НДС: декларации за последние 4 квартала + книги покупок и продаж
• По зарплате: расчетные ведомости совпадают с 6-НДФЛ и РСВ
• Кадровые документы: на каждого сотрудника есть трудовой договор и приказ о приеме
• Нет несданных обязательных отчетов за последние периоды
• Сальдо ЕНС в ЛК ФНС соответствует ожиданию (нет неожиданных задолженностей)

Сигналы, при которых приемку нельзя закрывать формально: ОСВ расходится со сверкой ФНС, в личном кабинете висят необработанные требования, есть несданные отчеты, остатки по кассе или складу отрицательные. Каждый такой пункт вносите в акт с суммой и датой — это разграничит ответственность и станет основой плана исправлений.

Доступы привязаны к компании, а не к бухгалтеру, поэтому почти все восстанавливаются официально. Но правильнее не восстанавливать потом, а переоформить сразу, в день передачи:

• Банк-клиент — сменить пароли и отозвать право подписи бывшего бухгалтера
• КЭП — если подпись оформлялась на бухгалтера по доверенности, отозвать доверенность; если у него могла остаться копия КЭП компании — перевыпустить подпись
• Личный кабинет ФНС — перепривязать доступ по КЭП руководителя
• Оператор ЭДО и ОФД — переоформить на нового ответственного

Смену доступов внесите отдельной строкой в акт — будет документальное подтверждение. Если пароли и подписи не отдают, план действий есть в статье как забрать доступы у бухгалтера.

Структура акта:

• Дата составления
• Стороны: вы, новый бухгалтер, по возможности — старый
• Дата, на которую формируются остатки
• Перечень переданных документов и материалов (со ссылками на приложения)
• Остатки по основным счетам (51, 50, 60, 62, 70, 68, 69, 01, 10, 41, 43)
• Сальдо ЕНС
• Перечень выявленных «хвостов» (несданные отчеты, неоплаченные требования, открытые споры)
• Отметка о смене и переоформлении доступов
• Подписи сторон

Если старый бухгалтер недоступен для подписи — двусторонний акт между вами (директор) и новым бухгалтером с фиксацией состояния «как есть».

Если приемка показывает, что учет за прошлые периоды нужно пересобирать, это уже восстановление учета — отдельный проект со своей сметой и согласованной глубиной.

Сам переход — уведомление старого подрядчика, параллельный доступ к базе, контроль первых сроков — удобнее вести как управляемую смену бухгалтера, а не как разовый обмен архивами.