Как контролировать бухгалтера

Контролировать бухгалтера, не будучи бухгалтером, можно. Не до уровня «проверить каждую проводку», но до уровня «увидеть систему: все ли вовремя, нет ли провалов, есть ли понимание у того, кто работает».

Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией.

Принцип «доверяй, но проверяй»

Бухгалтер — это человек, который видит ваш бизнес изнутри и распоряжается доступами к банку и налоговой. Полный контроль за каждым его действием невозможен. Но базовый контроль — обязателен.

Не для того, чтобы «поймать на ошибке», а чтобы рано увидеть тревожные сигналы и отреагировать вовремя.

Что проверять ежеквартально

  • Список сданных отчетов в ЛК ФНС за квартал — все ли вовремя
  • Сальдо ЕНС — нет ли неожиданной задолженности
  • Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — общая картина учета
  • Сверка с банком — сходится ли остаток на 51 счете с реальным
  • Сводка по зарплате — суммы выплат за квартал, удержания НДФЛ, взносы
  • Список открытых требований ФНС — нет ли необработанных

Что должен присылать бухгалтер сам

Хороший бухгалтер не ждет ваших запросов, а сам присылает:

  • Раз в месяц — отчет по сделанному (закрытие месяца, начислены налоги, сданы отчеты)
  • Раз в квартал — детальный отчет с разбивкой по разделам учета
  • Перед каждым платежом — сумма и обоснование
  • Перед каждым отчетом — на согласование цифры
  • При требовании ФНС — уведомление и план ответа
  • При изменении законодательства, влияющего на ваш учет — пояснение

Простые проверки без бухгалтерского образования

Эти проверки может сделать собственник за 10–15 минут:

  • Зайти в ЛК ФНС и посмотреть «Сальдо ЕНС». Должна быть либо переплата, либо ноль, либо известная вам недоимка. Сюрпризы = тревога.
  • Зайти в раздел «Все начисления и платежи» — посмотреть, что ФНС видит за вами.
  • Зайти в раздел «Декларации, расчеты, сообщения» — все ли отчеты приняты со статусом ОК.
  • Запросить у бухгалтера ОСВ и посмотреть на сальдо счетов 51 (банк) и 50 (касса) — сходится ли с реальностью.
  • У одного сотрудника проверить «зарплата на руки» — соответствует ли тому, что вы оплатили.

Тревожные признаки

  • На вопрос «когда сдадим декларацию» — туманный ответ
  • На вопрос «покажите ОСВ» — уход от темы
  • Просрочки отчетности (даже разовые) без серьезных причин
  • Отсутствие доступа к базе с вашей стороны
  • Платежи в банке, которых вы не ожидали (по согласованию должны вы видеть и одобрять)
  • Бухгалтер не отвечает 2+ дня в рабочее время без предупреждения
  • Появляются «допсчета» за то, что вы считали входящим

Что должен иметь собственник постоянно

  • Доступ к ЛК ФНС (на просмотр)
  • Доступ к ЛК банка
  • Доступ к базе 1С на просмотр (либо к облачной с правами «только чтение»)
  • Контакт бухгалтера в нескольких каналах (Telegram, телефон, email)
  • Подписанный договор с приложением — где, что, когда делается
  • Регулярную отчетность от бухгалтера (ежемесячную и ежеквартальную)

Нужна помощь по теме статьи?

Подскажем по вашей ситуации, посчитаем стоимость и возьмем учет на сопровождение — без давления.

Частые вопросы

Коротко по делу

Запрашивайте простые показатели: сальдо ЕНС, статус сданных отчетов, расчет по одному сотруднику. Если бухгалтер уходит в детали и не объясняет — это контроль через зависимость, а не работа.

Можно. Раз в год — экспресс-аудит за 25–80 тыс. ₽ дает картину состояния. Это «второе мнение», которое часто оправдывает себя.

Зависит от качества отчета. Если в нем конкретика (сделано X, начислено Y, сдано Z, ближайшие платежи такие-то) — обычно достаточно. Если отчет типа «все в порядке» — нет.

Хороший бухгалтер контроль приветствует — это разделение ответственности. Если бухгалтер обижается на просьбу показать ОСВ — это плохой бухгалтер.

По теме

Читайте также

Возьмем учет на сопровождение

Расскажите про вашу ситуацию — подберем формат, рассчитаем стоимость и стартуем без потери времени.