Бухгалтер не справляется
Просрочки, ошибки, претензии ФНС, исчезновение в неудобный момент. Хочу сменить — но не знаю с чего начать.
Как сменить бухгалтера или главного бухгалтера в ИП и ООО · Чек-лист · Передача базы 1С
Смена
бухгалтера
Хотите сменить бухгалтера, но боитесь потерять документы и нажить «висящих хвостов»? Делаем смену бухгалтера или главного бухгалтера в ИП и ООО по чек-листу: доступы, передача базы 1С, акты сверки с ФНС и СФР, акт приема-передачи с фиксированной границей ответственности «до/после». Часто включено в первый месяц сопровождения.
Без потери документов Граница ответственности «до/после» NDA по умолчанию
Стоимость единовременно ООО среднего размера, простой случай
Без приемки по чек-листу
300 000 ₽
сюрпризы за чужие ошибки
- База 1С не передана корректно или удалена
- Доступы (ЛК ФНС, банк, ЭДО) остались у предыдущего
- «Висящие хвосты» неизвестны — несданные отчеты, неоплаченные налоги
- Новый бухгалтер автоматически отвечает за все, что было
часто бесплатно
Монолит Учет
0 ₽
включено в первый месяц
- Чек-лист передачи дел — 28 пунктов
- Все доступы получены и сменены на новые
- Сверка остатков с ФНС и СФР по ЕНС
- Акт приема-передачи с фиксацией границы
Договор
с фикс. перечнем работ
Бухгалтер
с опытом по переходам
Срок
часы — 3 рабочих дня
Доступы
защищенно, NDA
Смена бухгалтера — рискованный момент. Если делать кое-как, потом всю жизнь будут «висящие хвосты», непонятно откуда взявшиеся остатки и неприятные сюрпризы при налоговых проверках. Это касается и смены штатного бухгалтера, и смены главного бухгалтера, и перехода с аутсорсинговой компании на другую. Мы делаем смену по чек-листу: получаем доступы к ЛК ФНС, банку и оператору ЭДО, забираем базу 1С или формируем стартовые остатки по доступным выпискам, фиксируем точку входа документально, согласовываем «что наше», «что не наше» в акте приема-передачи.
Кому подходит
Поможем при смене бухгалтера в разных сценариях
Цена выросла, качество упало
Хочется получить за те же деньги нормальный сервис. Сравниваем по составу работ, а не по «от 990 ₽».
Бухгалтер уволился или ушел сам
Бухгалтер ушел, исчез, переехал, сменил профессию. Нужно срочно подхватить учет, чтобы не пропустить отчетность.
Конфликт с бухгалтером
Невозможно нормально работать. Нужна спокойная и аккуратная передача дел без скандала и потерь.
Меняем аутсорсинговую компанию
Старый подрядчик передает нам, мы фиксируем стартовую точку. Стандартная процедура — без драм.
Смена главного бухгалтера в ООО
Большое ООО на ОСНО с НДС: сложный учет, ВЭД, много контрагентов — приемка за 2–3 рабочих дня по плану.
Состав работ
Что входит в смену бухгалтера и что считается отдельно
Перечень фиксируем в договоре — без формулировок «и иные услуги».
Входит в работу
- Чек-лист передачи дел и контроль его выполнения (28 пунктов)
- Приемка базы 1С (выгрузка .dt, либо формирование с нуля по доступным данным)
- Получение и смена доступов: ЛК ФНС, банки, оператор ЭДО (Диадок, СБИС, Контур)
- Запрос актов сверки с ФНС, СФР и Росстатом — для актуальных остатков
- Проверка стартовых остатков и их фиксация в акте приема-передачи
- Выявление «висящих хвостов» — несданных отчетов, неоплаченных налогов, открытых требований
- Согласование с предыдущим бухгалтером, если он на контакте
- Подписание акта приема-передачи с фиксацией состояния «как есть» на дату
- Уведомление обслуживающего банка о смене бухгалтера (если есть карточка подписей)
Считается отдельно
- Восстановление учета за прошлые периоды — отдельная услуга по смете
- Юридическое сопровождение спора со старым бухгалтером — отдельная услуга
- Постановка учета с нуля — отдельная услуга
- Бухгалтерский аудит — отдельная услуга
Гарантии и фишки
Почему с нами спокойно при смене бухгалтера
Не «как-нибудь подхватим», а с фиксированным актом и понятной границей ответственности.
Ответственность по договору
Четкая граница «до/после»
Не отвечаем за решения и ошибки до даты подписания акта приема-передачи. Отвечаем за все с момента акта. Передача обратно (если потом захотите сменить нас) — по такому же чек-листу.
Без потери документов
Чек-лист передачи + защищенный канал передачи базы 1С.
Граница ответственности
Акт фиксирует, что было передано и в каком состоянии. После — отвечаем мы.
Восстановление при пропаже
Если бухгалтер пропал — восстанавливаем учет по банкам и контрагентам.
Согласование с предыдущим
Если бухгалтер идет на контакт — работаем вместе по плану передачи.
Сверка с ФНС и СФР
Актуальные остатки по налогам по ЕНС — не «со слов бухгалтера».
NDA и защищенный обмен
Документы по передаче — под NDA. Защищенное хранилище паролей.
С чем приходят
Знакомые ситуации смены бухгалтера
«Бухгалтер увольняется через 2 недели»
Запрашиваем чек-лист сейчас. За 1 день — основной пакет: база и доступы. Дальше — сверки и акты.
«Бухгалтер уже ушел и молчит»
Восстанавливаем что возможно через банки и контрагентов. Двусторонний акт приема того, что передано.
«Меняем аутсорсинговую компанию»
Стандартная процедура. Подрядчики обычно идут навстречу — это нормально и предсказуемо.
«Конфликт со старым бухгалтером»
Согласовываем с вами линию общения. Действуем спокойно и аккуратно, без эскалации.
«Главный бухгалтер уволился, штат остался»
Берем главного на аутсорсе. Штатные бухгалтеры по участкам остаются у вас. Готовим приказ о назначении нового главного.
«Нужно сменить бухгалтера в 1С — как?»
База 1С — собственность компании, а не бухгалтера. Меняем пользователя в базе, передаем новые логины, старые блокируем по акту.
Бесплатная диагностика
Возьмем смену под контроль
Опишите ситуацию: кто уходит (штатный/главный/аутсорсер), когда, есть ли база 1С, есть ли просрочки — пришлем чек-лист и план перехода без потерь.
Как мы начинаем
Как сменить бухгалтера за 5 шагов
01
Согласование старта
Договариваемся о дате передачи. Идеально — конец отчетного периода (после сдачи квартала или года).
02
Чек-лист доступов
Запрашиваем у клиента и старого бухгалтера: ЛК ФНС, банки, ЭДО, база 1С, договоры с контрагентами, кадровые документы.
03
Приемка по чек-листу
Получаем базу 1С или выгрузку .dt, акты сверки с ФНС/СФР/банком, свежие отчеты. Сверяем с реальностью по выпискам.
04
Акт приема-передачи
Подписываем 2- или 3-сторонний акт: дата, состав переданных документов, остатки на дату передачи, граница ответственности.
Стоимость
От чего зависит цена смены бухгалтера
Состояние учета на момент передачи
Идеальное — приемка дешевле; хаос — нужна предварительная инвентаризация по выпискам
Объем бизнеса
У ИП без сотрудников — час-два работы; у ООО на ОСНО с НДС — 2–3 рабочих дня
Возможность связи с предыдущим бухгалтером
Если есть — быстрее; если он недоступен — медленнее, нужно восстанавливать по выпискам
Где идет смена — ИП или ООО
У ИП проще — нет карточки подписей в банке и кадровых документов; у ООО — больше шагов
В составе сопровождения
Часто включается в первый месяц без отдельной доплаты
Сама процедура приемки часто включается в первый месяц сопровождения у нас без доплат. Если ситуация требует восстановления учета (накопились ошибки или несданные отчеты) — это уже отдельная услуга, цена обсуждается после диагностики. Для сложных кейсов смены главного бухгалтера ООО на ОСНО — фиксированная стоимость 15 000–25 000 ₽.
Пример из практики
Ситуация
Среднее ООО на УСН доходы–расходы 15% (Москва, 8 сотрудников) решило сменить аутсорсинговую компанию из-за просрочек по квартальной отчетности и долгих ответов на требования ФНС. Старый подрядчик подписал заявление об увольнении и согласился передать дела.
Что сделали
За 3 рабочих дня: получили базу 1С через выгрузку .dt, акты сверки с ФНС/СФР по ЕНС, акт сверки с обслуживающим банком (Тинькофф), контакты по доступам. Сверили стартовые остатки. Выявили один несданный отчет — старый подрядчик подал до увольнения по нашему запросу.
Результат
Подписан 3-сторонний акт приема-передачи. Мы начали ведение с известными остатками. Сюрпризов в первый квартал не было. Услуга смены — без отдельной доплаты, в составе первого месяца сопровождения.
Частые вопросы
Коротко по делу
Сама приемка — от 2 часов (ИП без сотрудников с порядком в учете) до 2–3 рабочих дней (ООО на ОСНО с НДС, со штатом и сложными контрагентами). Если требуется восстановление пропущенных периодов — это отдельный проект на 2–4 недели по смете.
1) Принять заявление об увольнении по ст. 80 ТК РФ (за 2 недели). 2) Согласовать дату передачи дел — лучше после сдачи квартальной отчетности. 3) Составить приказ о назначении нового главного бухгалтера. 4) Передать дела по акту приема-передачи (база 1С, доступы, документы, остатки). 5) Уведомить обслуживающий банк об изменении карточки подписей. 6) Внести изменения в ЕГРЮЛ, если главный бухгалтер был указан в карточке.
В конце отчетного периода: после сдачи квартальной/годовой отчетности. Тогда старая команда закрывает «свой» период, а мы стартуем с чистого листа. Худшее время — за неделю до дедлайна: высокий риск пропустить отчет.
Это незаконно. База бухгалтерского учета — собственность вашей компании (как юрлица), а не бухгалтера. Если совсем не отдает — есть путь через претензию и суд (по ст. 309–310 ГК РФ), либо мы восстанавливаем учет «с нуля» по доступным банковским выпискам и документам контрагентов.
1) Получить базу 1С от старого бухгалтера в формате .dt (выгрузка) или прямой доступ через RDP. 2) Завести новых пользователей в базе с правами «Администратор» и «Бухгалтер». 3) Заблокировать пользователей старого бухгалтера. 4) Сменить пароли к серверу 1С (если облако) или администраторский пароль (если локально). 5) Сделать копию базы для архива на дату передачи.
С короткого знакомства (15 минут): расскажите о текущей ситуации (есть ли просрочки, какой режим, штат, кто уходит — штатный или аутсорсер). Пришлем чек-лист и план перехода без потерь. Дальше — договор и приемка.
Сначала диагностика: что и насколько серьезно. Если ошибок мало — исправляем уточненными декларациями. Если много или есть несданные периоды — отдельный проект восстановления учета по смете.
Технически можно, но не рекомендуем. Вежливая передача — это часть профессии и снижает риск, что бухгалтер «по злости» удалит или не передаст важное. Если же конфликт неизбежен — согласовываем с вами линию общения и действуем спокойно.
Доступы: ЛК ФНС (через подтверждение по СМС), банки (просмотр), оператор ЭДО (логин/пароль), база 1С (выгрузка или прямой доступ). Также — контакты предыдущего бухгалтера и пакет учредительных документов (Устав, выписка ЕГРЮЛ, протокол собрания). Дальше — мы.
Делаем по чек-листу 28 пунктов, фиксируем границу ответственности «до/после» в акте, не берем доплату за смену в первый месяц сопровождения, не пишем формулировок «и иные услуги» в договоре. Можем приехать в офис на Донской 29/9 в Москве или работать удаленно по всей РФ.
Возьмем смену бухгалтера
Чек-лист 28 пунктов, доступы, сверки с ФНС и СФР, акт приема-передачи с фиксированной границей. Часто включено в первый месяц сопровождения. Москва и удаленно по РФ.