Как сменить бухгалтера без потери документов
Опасность смены — потерять базу учёта или часть первички. Чтобы этого не случилось, есть чёткий порядок действий.
1. Сбор доступов и информации
До любых уведомлений соберите: пароль от ЛК ФНС, банка, оператора ЭДО, 1С (если ваша). Зафиксируйте телефоны и email бухгалтера.
2. Выгрузка базы 1С
Если 1С у бухгалтера в облаке — попросите выгрузить полную базу за все годы (.dt-файл).
Если у вас — сделайте бэкап до уведомления.
3. Сбор первички
- Все договоры с контрагентами
- Акты, накладные, счета-фактуры за 4 года минимум
- Кадровые документы (трудовые, приказы, личные карточки)
- Платёжные документы (выписки, платёжки)
- Сданные декларации и квитанции о приёме
4. Акт приёмки
Подписывается с старым бухгалтером. Фиксирует: остатки на дату передачи, переданные документы, доступы, открытые вопросы.
Без акта риск споров о потерянной первичке намного выше.
5. Сверка с ФНС
Запросите акт сверки с ФНС на дату передачи. Это покажет: переплаты, недоимки, штрафы, пени. Согласовывается с обоими бухгалтерами.
Как это делает Монучет
Самое опасное — менять «по-горячему» (бухгалтер ушёл/умер/исчез). Тогда базы нет, доступов нет, первички нет. Если такое случилось — см. [Что делать, если бухгалтер исчез](/spravochnik/chto-delat-esli-buhgalter-ischez/).
Частые вопросы
Вопросы, которые задают на первой встрече. Если вашего нет — позвоните или оставьте заявку, ответим лично.
Что делать, если бухгалтер не отдаёт базу?
Письменное требование с указанием срока. После — обращение в трудовую инспекцию (если штатный) или суд. На практике после официального требования базы возвращают.
Сколько времени занимает приёмка?
От 3 рабочих дней (если всё в порядке) до 4–6 недель (если хаос). Среднее — 1–2 недели.
Можно ли передавать частями?
Можно, но всё равно нужен финальный акт со сводными остатками.