Как проверить контрагента перед сделкой

У проверки контрагента две независимые цели, и обе про деньги. Первая — налоговая: если ФНС посчитает сделку нереальной или контрагента «технической» компанией, она снимет вычет по НДС и исключит затраты из расходов по налогу на прибыль. Доначисления идут вашей компании, а не однодневке. Вторая цель — коммерческая: проверка показывает, есть ли смысл вообще иметь дело с этой фирмой, не банкрот ли она и сможете ли вы взыскать долг или вернуть предоплату.

Юридическая основа налогового риска — статья 54.1 НК РФ. Она запрещает уменьшать налоги по сделкам, где основная цель — экономия на налогах, или где обязательство исполнило не то лицо, что указано в договоре. На практике инспекция выстраивает цепочку: ваш поставщик не платил НДС, не имел склада и персонала, значит, товар поставил не он — вычет снимаем.

• Налоговый риск — отказ в вычете НДС и в расходах, доначисление налога, пени и штраф 20-40%
• Репутационный риск — попадание под подозрение как «выгодоприобретатель» по разрывам НДС
• Финансовый риск — потеря предоплаты, срыв поставки, невозможность взыскать долг с пустой компании
• Управленческий риск — заморозка денег в дебиторской задолженности с неплатежеспособным партнером

Важно понимать: само понятие «должная осмотрительность» прямо в НК РФ не прописано, оно идет из судебной практики и писем ФНС. Но именно собранное вами досье на контрагента становится аргументом в споре. Если вы проверили партнера и сохранили доказательства, шансы отбить доначисления заметно выше, чем когда проверки не было вовсе.

Базовый шаг — получить актуальную выписку из ЕГРЮЛ (или ЕГРИП для ИП). Это бесплатно на сайте ФНС в сервисе «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП». Выписка показывает, существует ли компания, кто директор, какой основной вид деятельности (ОКВЭД), размер уставного капитала и нет ли в реестре тревожных отметок.

Главное, на что смотреть в выписке, — записи о недостоверности сведений. Если налоговая усомнилась в адресе, директоре или участнике, она вносит отметку «сведения недостоверны». Это сильный сигнал: с такой компанией ФНС почти наверняка предъявит претензии и вам.

• Дата регистрации — компания, созданная неделю назад под крупную сделку, требует особого внимания
• ОКВЭД — основной вид деятельности должен соответствовать предмету сделки
• Записи о недостоверности адреса, директора или участника — красный флаг
• Уставный капитал — минимальные 10 000 ₽ при крупном контракте настораживают
• Частая смена директоров и участников за короткий срок
• Состояние «в стадии ликвидации» или «прекращает деятельность»

Отдельно проверьте, не идет ли процедура исключения компании из ЕГРЮЛ. ФНС вправе исключить недействующее юрлицо или фирму с записью о недостоверности, которая висит более 6 месяцев. Заключать договор с компанией, которую вот-вот вычеркнут из реестра, — прямой путь к потере денег и налогов.

У ФНС есть набор бесплатных публичных сервисов, которого хватает для базовой проверки большинства контрагентов. Самый удобный — агрегатор «Прозрачный бизнес» (pb.nalog.ru): он сводит в одну карточку данные ЕГРЮЛ, сведения о налоговой задолженности, среднесписочную численность, спецрежимы, участие в реестрах массовости и дисквалификации.

Помимо «Прозрачного бизнеса» полезно открыть несколько отдельных реестров — они показывают то, что в общую карточку попадает не всегда или с задержкой.

• «Прозрачный бизнес» (pb.nalog.ru) — сводная карточка, налоговые долги, численность, спецрежим
• Сведения из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (egrul.nalog.ru) — свежая выписка в PDF
• Реестр дисквалифицированных лиц — не лишен ли директор права руководить
• Адреса массовой регистрации — сколько фирм «прописано» по тому же адресу
• Сведения о руководителях нескольких юрлиц — массовый директор
• Сведения о юрлицах с задолженностью по налогам свыше 1000 ₽ и непредставлением отчетности более года

Сервисы ФНС обновляются с разной периодичностью, поэтому для значимых сделок их стоит сочетать с судебными и исполнительными реестрами. Но как стартовая точка «Прозрачный бизнес» закрывает большую часть вопросов о благонадежности и налоговой дисциплине партнера.

Выписка из ЕГРЮЛ говорит, что компания существует, но не говорит, платит ли она по счетам. Финансовую дисциплину контрагента показывают три открытых источника: картотека арбитражных дел, банк исполнительных производств и единый реестр сведений о банкротстве.

Картотека арбитражных дел (kad.arbitr.ru) — бесплатная база всех арбитражных споров. По ИНН видно, судится ли компания, в роли истца или ответчика, на какие суммы. Множество исков о взыскании долга в роли ответчика — признак, что партнер не платит контрагентам. Иски налоговой к компании — повод насторожиться отдельно.

• Картотека арбитражных дел (kad.arbitr.ru) — споры, суммы, роль истца/ответчика
• Банк данных исполнительных производств ФССП — открытые долги, переданные приставам
• Единый федеральный реестр сведений о банкротстве (fedresurs.ru) — заявления и процедуры банкротства
• Реестр недобросовестных поставщиков (если контрагент работает с госзакупками)

Банк данных исполнительных производств ФССП показывает долги, по которым уже идет принудительное взыскание, — это деньги, которые компания не вернула добровольно даже по решению суда. А Федресурс (ЕФРСБ) раскрывает банкротные процедуры и намерения кредиторов их инициировать. Если контрагент уже в банкротстве, любая предоплата ему — это почти гарантированно потерянные деньги.

Фирма-однодневка обычно не ведет реальной деятельности, а служит для транзита денег или создания фиктивного НДС. Налоговая давно выработала набор маркеров такой компании, и эти же признаки полезно проверять самостоятельно. Один признак сам по себе не приговор, но три-четыре одновременно — серьезный повод отказаться от сделки.

Ключевые признаки — массовость. Если по адресу контрагента зарегистрированы десятки компаний, а его директор руководит еще двадцатью фирмами, перед вами с высокой вероятностью техническая структура, а не работающий бизнес.

• Массовый адрес регистрации — десятки юрлиц по одному адресу
• Массовый директор и учредитель — руководит/владеет множеством компаний
• Нулевая или минимальная среднесписочная численность при крупных оборотах
• Компания младше года под разовую большую сделку
• Запись о недостоверности сведений в ЕГРЮЛ
• Нет сайта, телефонов, реального офиса, цифрового следа в интернете
• Несоответствие ОКВЭД предмету договора (торгует тем, что не заявлено)
• Налоговая задолженность и непредставление отчетности

Отдельно стоит проверить полномочия подписанта. Сверьте, что договор подписывает действующий директор из выписки ЕГРЮЛ, а если подписант действует по доверенности — запросите ее и проверьте срок. Сделка, подписанная неуполномоченным лицом, может быть оспорена, а вы останетесь без товара и без денег.

Проверить контрагента мало — налоговой нужно показать, что проверка была. Поэтому результаты фиксируют: формируют досье на дату заключения договора и хранят его вместе с контрактом. Это и есть материальное подтверждение должной осмотрительности.

Удобный формат — единая папка (бумажная или электронная) по каждому значимому контрагенту. В нее складывают распечатки и скриншоты сервисов с датой, копии запрошенных у партнера документов и краткую справку с выводом «риски проверены, сделка допустима».

• Выписка из ЕГРЮЛ на дату договора (PDF с сайта ФНС)
• Скриншоты «Прозрачного бизнеса», реестров массовости и дисквалификации с датой
• Распечатки результатов по kad.arbitr.ru, ФССП и Федресурсу
• Копии устава, решения о назначении директора, доверенности подписанта
• Карточка контрагента с реквизитами и кратким выводом о благонадежности
• Деловая переписка, КП, договор — доказательство реальности отношений

Для контрагентов на ОСНО разумно запросить копию налоговой декларации по НДС или хотя бы письмо о применяемой системе налогообложения. Чем крупнее сделка, тем глубже досье. По разовой покупке на небольшую сумму достаточно выписки и скриншота «Прозрачного бизнеса»; по многомиллионному контракту проверку имеет смысл выстроить как регламент и повторять периодически, а не один раз.

Проверка контрагента — это не разовое действие перед первой сделкой, а процесс. Партнер мог быть чистым год назад, а сегодня иметь запись о недостоверности или висеть в банкротстве. Поэтому ключевых поставщиков и покупателей разумно перепроверять периодически — например, раз в квартал или перед каждым крупным договором.

В малом бизнесе проверку обычно ведет бухгалтер или сам собственник, в среднем — отдельный регламент с распределением ответственности. Главное — закрепить, кто проверяет, по какому минимальному чек-листу и где хранится досье. Тогда проверка не зависит от настроения конкретного сотрудника.

• Перед первой сделкой — полная проверка по всем источникам
• Перед каждым крупным договором или предоплатой — повторная проверка
• Регулярно (раз в квартал) — мониторинг ключевых контрагентов
• При тревожных сигналах (задержки оплат, смена директора) — внеплановая проверка

Если у вас десятки контрагентов и времени на ручную проверку нет, есть платные системы (СПАРК, Контур.Фокус, Casebook и аналоги) — они сводят данные всех реестров в один отчет и мониторят изменения автоматически. Но даже без платного сервиса связка бесплатных источников ФНС, судов и ФССП закрывает базовый уровень должной осмотрительности.