Ошибки в первичке и риски ФНС

Что такое «первичка»

Первичные учётные документы — это документы, оформляющие конкретную хозяйственную операцию: договор, счёт, акт, УПД, накладную, кассовый чек, банковскую выписку. Без них операция не может быть отражена в учёте.

Закон о бухучёте требует обязательные реквизиты первички: наименование документа, дата, наименование экономического субъекта, содержание операции, единица измерения, должности и подписи лиц, ответственных за операцию.

Самые частые ошибки

• Полностью отсутствует первичка по операции — есть только платежка
• Акт не подписан второй стороной
• Подпись «нерасшифрована» — нет ФИО и должности
• Несовпадение наименования товара/услуги в договоре и в УПД
• Неверная дата — например, акт от прошлого года в этом году
• Отсутствие печати, если она требуется по договору
• Неправильный ИНН или КПП контрагента
• УПД без статуса (1 или 2) или с конфликтующими реквизитами

Чем рискует бизнес

• Расход не признаётся — налог УСН/прибыль доначисляется
• Вычет НДС снимается — доплата + пени
• При выездной проверке — штраф 20% от неуплаченной суммы
• При систематических ошибках — обвинение в умышленном уклонении (40%)
• Контрагент с признаками «технической компании» — отказ во всех расходах по нему

Как ФНС ловит ошибки

Камеральная проверка декларации НДС автоматически сверяет ваши книги покупок и книги продаж контрагентов. Любое расхождение даёт требование о пояснениях.

Цепочка НДС-операций проверяется через АИС-3. Если на одном из звеньев цепочки контрагент не сдал декларацию или сдал «нулёвку» — вычет по нему ставят под сомнение.

Камералка декларации по прибыли сверяет данные с банковскими выписками и сведениями от контрагентов.

Что проверять регулярно

1. Все полученные акты и УПД — есть подписи и реквизиты
2. Все выданные документы — отправлены контрагенту и подписаны
3. Контрагенты — проверка через сервисы ФНС перед каждой крупной сделкой
4. Книги покупок и продаж — сверка с данными контрагентов перед декларацией
5. Договоры — есть и соответствуют первичке

Когда нужен внешний аудит

Если в учёте больше 300 контрагентов в год, или есть периодические запросы ФНС по конкретным сделкам, или вы сменили бухгалтера и не уверены в качестве предыдущего учёта — внешний аудит первички за 1–2 года стоит дешевле, чем последующее восстановление при выездной проверке.

Аудит обычно занимает 5–15 рабочих дней и заканчивается списком найденных ошибок с планом их закрытия.

Как это делает Монучет

В типовом аудите первички за год мы находим 5–15% операций с дефектами: неподписанные акты, расхождения в наименованиях, неверные ИНН. Большинство закрывается дозапросом подписанных документов у контрагентов; критичные — уточнёнками.