Как забрать доступы у бухгалтера при увольнении

Сначала составьте полный список — часто компании забывают про половину пунктов и обнаруживают их спустя месяцы.

• Банк-клиент (интернет-банк) — иногда с правом подписи платежей
• Электронная подпись: КЭП компании и/или подпись на бухгалтера по доверенности
• Личный кабинет налогоплательщика ФНС (юрлица или ИП)
• Кабинеты СФР и Росстата
• 1С или облачная бухгалтерия (логины пользователей)
• Система ЭДО (Диадок, СБИС, Контур и т. п.)
• ОФД — личный кабинет оператора фискальных данных по кассе
• Корпоративная и рабочая электронная почта, мессенджеры

Чем больше доступов завязано лично на бухгалтера, тем выше зависимость от его доброй воли при уходе.

Не ждите официального последнего рабочего дня, если отношения напряженные. Минимальный набор действий, который снимает основные риски:

• Сменить пароли везде, где доступ есть у вас как у руководителя
• Ограничить или отозвать право подписи платежей в банке
• Отозвать доверенности, выданные на бухгалтера
• Заблокировать корпоративную почту и переключить на себя восстановление паролей
• Зафиксировать, какие доступы вы пока не контролируете

Главный приоритет — деньги (банк) и подпись (ЭЦП). С них и начинайте.

Это самое чувствительное. От имени компании можно сдавать отчеты, подписывать документы и распоряжаться счетом.

• КЭП руководителя из ФНС хранится у директора — убедитесь, что носитель и PIN у вас, а не у бухгалтера
• Если бухгалтер действовал по машиночитаемой доверенности (МЧД) — отзовите ее
• Если есть сомнения, что копия подписи могла остаться у бухгалтера, перевыпустите подпись
• Проверьте, на кого оформлены подписи в ЭДО и банке, и переоформите при необходимости

Отзыв доверенности и перевыпуск подписи — стандартные процедуры, их можно сделать достаточно быстро через удостоверяющий центр и ФНС.

После подписи разберитесь с остальными системами.

• Банк-клиент: смените пароли, проверьте список пользователей и их права, отключите лишних
• Личный кабинет ФНС: проверьте список пользователей и доверенностей, при необходимости перепривяжите контакты
• СФР и Росстат: то же — контроль пользователей и доступов
• ЭДО: переоформите учетную запись на актуального ответственного
• ОФД: смените пароль и проверьте, кто имеет доступ к данным кассы

По каждой системе зафиксируйте, что доступ переоформлен — это пригодится для акта приема-передачи.

Бывает, что уходящий бухгалтер меняет пароли и отказывается их отдавать или требует деньги. Действуйте так:

• Восстанавливайте доступы через владельца аккаунта: банк — через отделение, кабинеты ФНС/СФР — через перепривязку владельцем, ЭДО/ОФД — через техподдержку оператора
• Большинство систем восстанавливаются на руководителя по документам компании без участия бухгалтера
• Удержание доступов ради денег фиксируйте письменно — это может быть основанием для претензии и обращения в полицию
• Не платите «выкуп» — почти все доступы восстанавливаются официально

Ключевая мысль: доступы привязаны к компании, а не к бухгалтеру. Владелец юрлица почти всегда может вернуть контроль через официальные каналы.