6-НДФЛ в 2026: как заполнить и не ошибиться

6-НДФЛ — это расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (статья 230 НК РФ). Сдает его любой, кто выплачивает доход физлицам и удерживает с него НДФЛ: ООО, ИП с сотрудниками, а также те, кто платит по договорам ГПХ, аренды у физлица, дивиденды.

Обязанность возникает с первой выплаты в году. Если хотя бы в одном квартале была выплата с удержанием НДФЛ, расчет придется сдавать до конца года, даже если в следующих кварталах выплат не было — данные идут нарастающим итогом.

• ООО — всегда, как минимум по зарплате директора
• ИП с сотрудниками или с выплатами по ГПХ
• Те, кто арендует имущество у физлица и удерживает НДФЛ
• Те, кто платит дивиденды учредителям-физлицам

Если выплат физлицам в течение года не было вообще, нулевой 6-НДФЛ сдавать не нужно, но безопаснее направить в инспекцию письмо об отсутствии обязанности налогового агента — иначе ФНС может ждать отчет и заблокировать счет.

Расчет сдается ежеквартально нарастающим итогом. Срок единый — до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Если 25 число выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.

Форма сдается электронно, если численность физлиц, получивших доход, составляет 11 человек и более. При штате 10 человек и меньше допускается бумажный вариант.

Важно не путать срок сдачи отчета и срок уплаты налога. С 2023 года НДФЛ перечисляется через единый налоговый платеж (ЕНП) по своим срокам, а Раздел 1 расчета как раз показывает суммы налога в привязке к этим срокам перечисления.

Раздел 1 показывает суммы НДФЛ, подлежащие перечислению за последние три месяца отчетного периода, разбитые по срокам перечисления. С 2024 года внутри квартала шесть строк сроков — налог группируется по периодам удержания (с 1 по 22 число, с 23 по последнее число месяца и т.д.).

• Строка 020 — общая сумма НДФЛ к перечислению за последние 3 месяца
• Строки 021–026 — суммы налога по конкретным срокам перечисления внутри квартала
• Строка 030 — сумма налога, возвращенная агентом физлицу
• Строки 031–036 — возвращенный налог в разбивке по датам

Самая частая ошибка — неверное отнесение удержанного налога к сроку перечисления. Налог попадает в тот период, в котором он фактически удержан при выплате, а не когда начислена зарплата. Аванс, выплаченный в первой половине месяца, теперь облагается НДФЛ при выплате, и этот налог идет в свой срок.

Вторая типичная ошибка — сумма строки 020 не равна сумме строк по срокам перечисления. Контрольные соотношения ФНС проверяют это автоматически, и расхождение сразу дает требование о пояснениях.

Раздел 2 формируется нарастающим итогом с начала года по каждой ставке НДФЛ отдельно. С 2025 года для зарплаты и большинства трудовых доходов действует пятиступенчатая прогрессивная шкала (от 13% на доход до 2,4 млн рублей в год до 22% на сумму свыше 50 млн), поэтому при доходах в разных ставках Раздел 2 заполняется на отдельных листах для каждой ставки.

• Строка 110 — общая сумма начисленного дохода
• Строка 120 — количество физлиц, получивших доход
• Строка 130 — сумма налоговых вычетов
• Строка 140 — сумма исчисленного НДФЛ
• Строка 160 — сумма удержанного НДФЛ
• Строка 170 — сумма налога, не удержанная агентом
• Строка 180 — сумма излишне удержанного налога

Ключевое контрольное соотношение: строка 140 (исчисленный налог) должна быть равна ставке, умноженной на разницу строк 110 и 130. Если равенство нарушено — вычеты или доход внесены с ошибкой.

Удержанный налог (строка 160) в годовом расчете должен биться с суммой удержаний по всем кварталам. Расхождение между исчисленным и удержанным допустимо только в обоснованных случаях — например, переходящая зарплата за декабрь.

Контрольные соотношения — это формулы, по которым инспекция автоматически сверяет показатели внутри 6-НДФЛ и с другими отчетами. Несоответствие не всегда означает ошибку, но почти всегда влечет требование о пояснениях в течение пяти рабочих дней.

• Раздел 1 строка 020 = сумма налога по всем срокам перечисления квартала
• Раздел 2 строка 140 = (строка 110 − строка 130) × ставка
• Удержанный НДФЛ в 6-НДФЛ сверяется с уведомлениями по ЕНП и сальдо ЕНС
• База по 6-НДФЛ за год сверяется с базой по РСВ — расхождение по необлагаемым взносами выплатам нужно уметь объяснить

Отдельно ФНС сравнивает 6-НДФЛ годовой со справками о доходах (бывшие 2-НДФЛ), которые входят в состав годового расчета как Приложение 1. Суммы дохода и налога по сотрудникам должны совпадать с обобщенными показателями Раздела 2.

Если пришло требование, не игнорируйте его: даже формальное расхождение из-за переходящих выплат нужно пояснить письменно, иначе возможен штраф по статье 126 НК РФ.

Просрочка сдачи 6-НДФЛ — штраф 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц задержки (статья 126 НК РФ). Кроме того, при опоздании более чем на 20 рабочих дней инспекция вправе заблокировать расчетный счет.

• Несвоевременная сдача — 1 000 ₽ за каждый месяц просрочки
• Недостоверные сведения в расчете — 500 ₽ за каждый документ с ошибкой
• Несвоевременное перечисление удержанного НДФЛ — 20% от неуплаченной суммы плюс пени
• Просрочка более 20 дней — блокировка счета по статье 76 НК РФ

Штрафа за недостоверные сведения можно избежать, если самостоятельно найти ошибку и сдать уточненный расчет до того, как ее обнаружит инспекция. Это работает только при добровольной корректировке.

Уплата самого НДФЛ идет через ЕНП, и недоимка по налогу гасится в первую очередь из положительного сальдо ЕНС. Поэтому держать на едином счете подушку безопасности — практичный способ не получить пени из-за технической задержки.

6-НДФЛ и РСВ часто путают, потому что оба сдаются в ФНС поквартально и оба про выплаты сотрудникам. Но это разные налоги и разные базы: 6-НДФЛ — про налог на доходы физлиц, который удерживается из выплаты сотрудника, а РСВ — про страховые взносы, которые работодатель платит сверх зарплаты.

• 6-НДФЛ — налог по прогрессивной шкале 13–22%, удерживается из дохода работника
• РСВ — страховые взносы по единому тарифу, платит работодатель за свой счет
• Базы не совпадают: дивиденды есть в 6-НДФЛ, но не облагаются взносами; некоторые компенсации наоборот
• Срок у обоих один — до 25 числа после квартала, годовой РСВ — до 25 января

ФНС сверяет базы двух отчетов между собой, но полного равенства не требует — расхождение по выплатам, которые облагаются НДФЛ, но не облагаются взносами (или наоборот), считается нормой. Главное — уметь объяснить разницу, если придет требование.

Третий смежный отчет — ЕФС-1 в СФР про стаж и взносы на травматизм. Вместе 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1 образуют базовый зарплатный пакет отчетности любого работодателя.