Монолит Учет
Статьи

Как оформить сотрудника в малом бизнесе

У ИП и ООО разные процедуры найма, но базовый набор документов и обязанности одинаковы. Главное — оформить всё в нужные сроки и не пропустить регистрацию в СФР.

Обновлено: 6 мая 2026

Кратко: Документы от сотрудника → трудовой договор и приказ → ЕФС-1 на следующий рабочий день → расчётный лист по итогам месяца → отчёт в СФР как работодатель (для ИП — только при первом найме).
Помощь по теме

Нужно применить это к вашей ситуации?

Оставьте заявку — разберём документы, сроки и возможные риски.

Нажимая кнопку, вы подтверждаете, что ознакомились с Политикой обработки ПДн.

Что нужно от самого сотрудника

  • Паспорт
  • СНИЛС
  • Трудовая книжка (бумажная или сведения об электронной)
  • Документ об образовании, если требуется по должности
  • Военный билет или приписное (если военнообязанный)
  • Справка об отсутствии судимости — для отдельных профессий

Что готовит работодатель

  1. Трудовой договор в 2 экземплярах
  2. Приказ о приёме на работу
  3. Личная карточка работника
  4. Согласие на обработку персональных данных
  5. Ознакомление под подпись с ПВТР, должностной инструкцией, охраной труда

Что отличает ИП от ООО

У ООО кадровый учёт ведётся с момента регистрации — даже если сотрудников ещё нет, минимум один работник (директор) уже есть. ИП впервые сталкивается с КДП, когда нанимает первого человека.

ИП-работодатель должен встать на учёт в СФР как страхователь по травматизму в течение 30 дней после первого найма. Раньше регистрация была отдельным действием в ПФР и ФСС, сейчас — единая в СФР.

Что отчётности добавится

  • ЕФС-1 подраздел 1 (бывший СЗВ-ТД) — на следующий рабочий день после приёма
  • 6-НДФЛ — ежеквартально и годовой
  • РСВ — ежеквартально
  • Персонифицированные сведения — ежемесячно
  • ЕФС-1 разделы по стажу и взносам на травматизм — раз в год

Что часто забывают

  • Не оформляют согласие на обработку персональных данных
  • Не подают ЕФС-1 на следующий рабочий день — сразу штраф 500 ₽
  • ИП не регистрируется как страхователь в СФР
  • Забывают про охрану труда: вводный инструктаж обязателен
  • Не ведут табель учёта рабочего времени с первого дня

Когда нужен бухгалтер или кадровик

Малый бизнес часто пытается «вести кадры сам» через шаблоны из интернета. Это работает до первой проверки или первого спорного увольнения. Грамотный КДП-блок стоит дешевле одного штрафа ГИТ.

Если планируете нанимать больше 3–5 человек, кадровый учёт становится отдельным процессом: графики, отпуска, больничные, увольнения. Без бухгалтера или кадровика КДП превращается в «папку, в которую периодически кладут бумаги».

Как это делает Монучет

У большинства небольших ООО при приёме на сопровождение мы находим неоформленные согласия на обработку ПДн и пропущенные ЕФС-1 за прошлые периоды. Это закрывается одним пакетом доплат и подачи — без выездной проверки.

Ставки, лимиты и формы могут меняться законодательно. Перед применением сверяйтесь с актуальной редакцией НК РФ или уточняйте у нас.

Связанные услуги

Полезные статьи по теме

FAQ

Частые вопросы

Вопросы, которые задают на первой встрече. Если вашего нет — позвоните или оставьте заявку, ответим лично.

Сколько времени занимает оформление?

Если документы готовы — 1 рабочий день на договор и приказ, плюс следующий день на ЕФС-1. Регистрация ИП в СФР — до 30 дней после первого найма.

Нужно ли оформлять, если сотрудник «свой человек»?

Да. Без оформления при проверке это переквалифицируют в трудовые отношения и доначислят НДФЛ и взносы за весь период с пени и штрафами.

Можно ли первого сотрудника оформить по ГПХ?

Можно, если работа реально разовая или проектная. Если человек сидит в офисе с 9 до 18 каждый день — это трудовые отношения, и ГПХ переквалифицируют.