- Паспорт
- СНИЛС
- Трудовая книжка (бумажная или сведения об электронной)
- Документ об образовании, если требуется по должности
- Военный билет или приписное (если военнообязанный)
- Справка об отсутствии судимости — для отдельных профессий
Как оформить сотрудника в малом бизнесе
У ИП и ООО разные процедуры найма, но базовый набор документов и обязанности одинаковы. Главное — оформить все в нужные сроки и не пропустить регистрацию в СФР.
Налоговая информация актуальна на дату публикации. Перед применением сверьтесь с действующей редакцией НК РФ.
Что нужно от самого сотрудника
Что готовит работодатель
- Трудовой договор в 2 экземплярах
- Приказ о приеме на работу
- Личная карточка работника
- Согласие на обработку персональных данных
- Ознакомление под подпись с ПВТР, должностной инструкцией, охраной труда
Что отличает ИП от ООО
У ООО кадровый учет ведется с момента регистрации — даже если сотрудников еще нет, минимум один работник (директор) уже есть. ИП впервые сталкивается с КДП, когда нанимает первого человека.
ИП-работодатель должен встать на учет в СФР как страхователь по травматизму в течение 30 дней после первого найма. Раньше регистрация была отдельным действием в ПФР и ФСС, сейчас — единая в СФР.
Что отчетности добавится
- ЕФС-1 подраздел 1 (бывший СЗВ-ТД) — на следующий рабочий день после приема
- 6-НДФЛ — ежеквартально и годовой
- РСВ — ежеквартально
- Персонифицированные сведения — ежемесячно
- ЕФС-1 разделы по стажу и взносам на травматизм — раз в год
Что часто забывают
- Не оформляют согласие на обработку персональных данных
- Не подают ЕФС-1 на следующий рабочий день — сразу штраф 500 ₽
- ИП не регистрируется как страхователь в СФР
- Забывают про охрану труда: вводный инструктаж обязателен
- Не ведут табель учета рабочего времени с первого дня
Когда нужен бухгалтер или кадровик
Малый бизнес часто пытается «вести кадры сам» через шаблоны из интернета. Это работает до первой проверки или первого спорного увольнения. Грамотный КДП-блок стоит дешевле одного штрафа ГИТ.
Если планируете нанимать больше 3–5 человек, кадровый учет становится отдельным процессом: графики, отпуска, больничные, увольнения. Без бухгалтера или кадровика КДП превращается в «папку, в которую периодически кладут бумаги».
Нужна помощь по теме статьи?
Подскажем по вашей ситуации, посчитаем стоимость и возьмем учет на сопровождение — без давления.
Частые вопросы
Коротко по делу
Если документы готовы — 1 рабочий день на договор и приказ, плюс следующий день на ЕФС-1. Регистрация ИП в СФР — до 30 дней после первого найма.
Да. Без оформления при проверке это переквалифицируют в трудовые отношения и доначислят НДФЛ и взносы за весь период с пени и штрафами.
Можно, если работа реально разовая или проектная. Если человек сидит в офисе с 9 до 18 каждый день — это трудовые отношения, и ГПХ переквалифицируют.
Связанные услуги
Закроем задачу под ключ
Кадровый учет
КДП с первого сотрудника: договоры, приказы, графики, личные карточки.
Расчет зарплаты
Зарплата, НДФЛ, взносы, отчетность по сотрудникам.
Бухгалтер для ИП
Сопровождение ИП с сотрудниками — кадровый блок включен.
Бухгалтерское обслуживание ООО
Полное сопровождение ООО, включая зарплату и кадры.
Возьмем учет на сопровождение
Расскажите про вашу ситуацию — подберем формат, рассчитаем стоимость и стартуем без потери времени.