Кадровый учёт для ИП с сотрудниками

Что меняется в статусе ИП

• Появляется обязанность вести кадровый учёт (КДП)
• Нужно зарегистрироваться в СФР как страхователь по травматизму — в течение 30 дней
• Добавляются ежеквартальные и ежемесячные отчёты по штату
• Нужно платить НДФЛ и страховые взносы за каждого сотрудника
• Появляется ответственность по ТК РФ перед ГИТ

Базовые кадровые документы

• Трудовой договор в 2 экземплярах
• Приказ о приёме на работу
• Личная карточка работника
• Согласие на обработку персональных данных
• Положение о ПВТР, должностные инструкции
• Журнал инструктажа по охране труда
• Табель учёта рабочего времени
• График отпусков на следующий год — до 17 декабря текущего

Регистрация в СФР

ИП регистрируется в СФР как страхователь по травматизму один раз — после первого найма. Срок — 30 календарных дней. Регистрация бесплатная, через личный кабинет на gosuslugi.ru или непосредственно в СФР.

После регистрации СФР присвоит регистрационный номер и класс профессионального риска — от него зависит тариф взносов на травматизм (от 0,2% до 8,5% от ФОТ).

Что отчётность добавится

Что часто упускают ИП-новички

• Не регистрируются в СФР после первого найма
• Не подают ЕФС-1 на следующий день и сразу получают штраф
• Не ведут табель учёта рабочего времени
• Платят аванс одной фиксированной суммой без расчёта
• Не оформляют должностную инструкцию и считают, что договор её заменяет

Когда нужен бухгалтер или кадровик

Один-два сотрудника на ИП можно вести самому, если есть время разбираться с отчётами и сроками. С тремя и более работниками количество кадровых событий и отчётов растёт нелинейно — без специалиста гарантированно появятся пропуски и штрафы.

Сразу подключите бухгалтера, если у сотрудников есть переменная часть зарплаты, командировки, отпуска по уходу за ребёнком или вы работаете в регионе с районным коэффициентом — там сложности добавляются с каждым кейсом.

Как это делает Монучет

У ИП-работодателей мы чаще всего находим непрошедшую регистрацию в СФР и пропущенные ЕФС-1. Закрытие — регистрация задним числом + досдача отчётов; на старте сопровождения это входит в первый месяц работы.