Персонифицированные сведения о физлицах: как сдать в 2026

Персонифицированные сведения о физических лицах — это ежемесячный расчет, который работодатель подает в налоговую инспекцию. В нем по каждому работнику указывают идентифицирующие данные и сумму начисленных за месяц выплат. Форма утверждена приказом ФНС № ЕД-7-11/878@ и применяется с 2023 года вместо отменной СЗВ-М, которую раньше сдавали в Пенсионный фонд.

Цель отчета — наполнять индивидуальные лицевые счета граждан в системе обязательного пенсионного и социального страхования. Налоговая передает данные в Социальный фонд России (СФР), который формирует пенсионные права человека. Параллельно отчет помогает ФНС сверять, со всех ли выплат начислены страховые взносы.

Отчет небольшой по объему, но обязательный к ежемесячной сдаче. Пропуск даже за один месяц фиксируется автоматически: налоговая видит разрыв в персонифицированной информации и выставляет требование или штраф.

Сдают отчет все страхователи, которые производят выплаты физическим лицам в рамках трудовых отношений и договоров ГПХ. Конкретно это касается:

• организаций (ООО, АО, НКО) — независимо от наличия выплат в конкретном месяце
• индивидуальных предпринимателей с наемными работниками или исполнителями по договорам ГПХ
• глав крестьянских (фермерских) хозяйств с работниками
• обособленных подразделений, наделенных полномочиями по начислению выплат

ИП без сотрудников за себя персонифицированные сведения не подает — за себя предприниматель платит фиксированные взносы и отдельно по ним не отчитывается этой формой. Самозанятые на НПД, с которыми вы работаете по чеку, в отчет не включаются: по ним нет ни трудовых отношений, ни облагаемых взносами выплат.

Важный нюанс: организация остается обязанным лицом, даже если в штате только директор-учредитель без зарплаты. По таким физлицам сведения подают, просто без суммы выплат либо с нулевым значением — об этом ниже.

Срок единый: не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным. Это закреплено в пункте 7 статьи 431 НК РФ. Если 25 число выпадает на выходной или праздник, срок переносится на ближайший рабочий день.

Ключевая особенность — отчет подают только за первые два месяца каждого квартала. За третий месяц квартала отдельную форму не сдают, потому что эти данные уже входят в раздел 3 расчета по страховым взносам (РСВ). Календарь сдачи на 2026 год выглядит так:

• за январь — до 25 февраля 2026
• за февраль — до 25 марта 2026
• за март — отдельно не сдают, данные в РСВ за 1 квартал (до 25 апреля)
• за апрель — до 25 мая 2026
• за май — до 25 июня 2026
• за июнь — отдельно не сдают, данные в РСВ за полугодие

Дальше схема повторяется поквартально: два месяца — персонифицированные сведения, третий месяц закрывается через РСВ. Итого за год получается 8 ежемесячных отчетов и 4 квартальных РСВ.

Форма состоит из титульного листа и одного раздела с персональными данными. На титульном указывают ИНН и КПП страхователя, отчетный период (код месяца), код налогового органа и сведения о подписанте. В основном разделе по каждому физлицу заполняют:

• порядковый номер
• ИНН физического лица (при наличии)
• СНИЛС — обязательный реквизит
• фамилию, имя и отчество
• сумму выплат и иных вознаграждений за месяц

В отчет включают всех, с кем в отчетном месяце действовали трудовые договоры или договоры ГПХ, — даже если выплат конкретному человеку не было. Например, сотрудник весь месяц в отпуске за свой счет: его все равно вносят в отчет, а в графе суммы ставят 0.

Распространенная ошибка — путать сумму выплат с базой по взносам. Здесь указывают именно начисленные выплаты, а не облагаемую базу. Также не нужно включать сюда самих ИП, нотариусов и адвокатов, которые платят взносы за себя сами.

Способ сдачи зависит от численности физлиц. Если в отчете 10 человек и менее, можно сдать на бумаге или электронно. Если 11 человек и более — только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. За нарушение способа подачи предусмотрен отдельный штраф.

Электронно отчет отправляют двумя путями:

• через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС — нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП) на руководителя или ИП
• через оператора электронного документооборота (Контур, СБИС, Такском и другие) — оператор сам формирует транспортный контейнер и фиксирует дату отправки

На практике организациям удобнее работать через оператора ЭДО: программа подгружает данные из учета, проверяет форму на ошибки до отправки и хранит протоколы приема. Личный кабинет ФНС подходит микробизнесу с одним-двумя сотрудниками, где отчет проще заполнить вручную.

Подтверждением сдачи считается квитанция о приеме от налогового органа. Пока она не пришла, отчет не считается принятым — отслеживайте статус, особенно в последний день срока.

Формального понятия нулевого отчета у персонифицированных сведений нет — в отличие от РСВ, где нулевая форма существует. Но это не значит, что отчет можно не сдавать совсем.

Разберем типичные ситуации:

• есть сотрудники, но выплат в месяце не было — отчет сдают, по каждому физлицу ставят сумму 0
• единственный директор-учредитель без зарплаты — отчет сдают с этим физлицом и нулевой выплатой
• у организации вообще нет ни одного действующего трудового договора и договора ГПХ — отчет можно не подавать, но безопаснее уточнить позицию своей инспекции

Главная логика: пока есть хотя бы одно застрахованное лицо (в том числе руководитель), сведения по нему подают каждый месяц. Полностью пустой отчет без единого физлица налоговая обычно не ждет, но молчание иногда трактуется как непредставление — поэтому многие бухгалтеры подают сведения по директору и не рискуют.

Персонифицированные сведения и РСВ — это связанные формы, и налоговая сверяет их между собой. Раздел 3 РСВ по сути дублирует персонифицированные данные за квартал, поэтому суммы выплат по физлицам в трех ежемесячных отчетах (включая закрывающий месяц в РСВ) должны биться с разделом 3. Расхождения приводят к требованиям о пояснениях.

Чаще всего бизнес ошибается в следующем:

• забывают сдать отчет за месяц, в котором не было выплат, считая его нулевым и необязательным
• не включают сотрудников в отпуске за свой счет или на больничном
• указывают базу по взносам вместо суммы фактических выплат
• путают периодичность — пытаются сдать сведения за третий месяц квартала, хотя они идут в РСВ
• пропускают исполнителей по договорам ГПХ, действовавшим в отчетном месяце
• сдают на бумаге при численности 11 и более человек

За несвоевременную сдачу или непредставление штраф составляет 200 рублей за каждый документ по статье 126 НК РФ, а на должностное лицо могут наложить административный штраф по статье 15.6 КоАП РФ. Сумма небольшая, но регулярные просрочки привлекают внимание инспекции и портят репутацию страхователя при камеральных проверках.