ЕФС-1 в 2026: подразделы, сроки и кто сдает

ЕФС-1 (единая форма сведений) — это сводный отчет работодателя в Социальный фонд России. СФР образован в 2023 году в результате слияния Пенсионного фонда (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС). Вместе с объединением фондов в один отчет свели и разрозненную отчетность, которую раньше сдавали отдельными формами.

ЕФС-1 заменил собой сразу четыре прежних отчета:

• СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, перевод)
• СЗВ-СТАЖ — сведения о страховом стаже за год
• ДСВ-3 — реестр дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию
• 4-ФСС — расчет по взносам на травматизм и профзаболевания

Несмотря на единое название, ЕФС-1 не сдается одним документом и одной датой. Это конструктор: вы подаете только тот подраздел, по которому произошло событие, и в свой срок. Поэтому корректнее говорить не «сдать ЕФС-1», а «сдать подраздел 1.1 ЕФС-1» или «раздел 2 ЕФС-1».

Форма делится на два крупных раздела, а первый раздел дополнительно дробится на подразделы. Каждый отвечает за свой блок данных:

• Раздел 1, подраздел 1 — анкетные данные сотрудника (вспомогательный, сдается вместе с другими подразделами раздела 1)
• Подраздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности (бывший СЗВ-ТД): прием, увольнение, перевод, переименование, переход на электронную трудовую
• Подраздел 1.2 — сведения о страховом стаже (бывший СЗВ-СТАЖ): годовой отчет по стажу
• Подраздел 1.3 — для государственных и муниципальных учреждений (зарплата работников бюджетной сферы)
• Подраздел 2 — сведения о взносах на травматизм и профзаболевания (бывший 4-ФСС)
• Подраздел 3 — реестр застрахованных по доп. взносам на накопительную пенсию (бывший ДСВ-3)

Для большинства коммерческих компаний и ИП реально работающих подразделов три: 1.1 по кадровым событиям, 1.2 по стажу за год и подраздел 2 по травматизму. Подраздел 1.3 касается бюджетников, подраздел 3 — только тех, кто платит дополнительные взносы на накопительную пенсию по заявлению сотрудника.

Это разделение и есть причина, по которой ЕФС-1 ошибочно считают сложным. На деле каждый подраздел заполняется по своему событию и не зависит от остальных.

Сроки привязаны не к календарному кварталу целиком, а к типу события. Самые жесткие — по кадровым мероприятиям: на прием и увольнение дается фактически один день.

Срок «следующий рабочий день» — это ключевая ловушка ЕФС-1. Если вы приняли сотрудника в пятницу, отчет нужно отправить в понедельник. Пропуск этого срока — самая частая причина штрафов работодателя по линии СФР.

Если последний день срока выпадает на выходной или праздник, он переносится на ближайший следующий рабочий день. Но закладываться на перенос рискованно: лучше отправлять отчет в день приказа, не откладывая на крайнюю дату.

ЕФС-1 сдает любой страхователь, у которого есть застрахованные лица. Организационно-правовая форма не имеет значения — важно наличие людей, за которых вы отвечаете перед СФР.

• ООО с сотрудниками — по трудовым договорам и договорам ГПХ
• ИП с наемными работниками — наравне с организациями
• Компании, заключившие договоры ГПХ с физлицами (не самозанятыми и не ИП)
• Бюджетные и государственные учреждения

ИП без сотрудников ЕФС-1 не сдает — за себя предприниматель отчитывается через фиксированные взносы, а не через эту форму. Как только у ИП появляется первый работник, обязанность по ЕФС-1 возникает сразу.

Отдельный нюанс — договоры ГПХ. По исполнителю-физлицу на гражданско-правовом договоре подраздел 1.1 сдается на начало и окончание договора, как и по штатному сотруднику. А вот по самозанятому или контрагенту-ИП отчитываться не нужно — они платят налоги сами.

Здесь важно различать подразделы — для них правила разные.

• Подраздел 1.1 нулевым не бывает: его сдают только при наступлении события. Нет приема или увольнения — нет и отчета
• Подраздел 1.2 (стаж) при отсутствии застрахованных лиц за год не сдается
• Подраздел 2 (травматизм) сдается всегда, пока компания состоит на учете в СФР как страхователь — даже с нулевыми показателями

То есть нулевой подраздел 2 — это норма. Если в организации директор-единственный учредитель без зарплаты или деятельность приостановлена, подраздел 2 все равно сдается ежеквартально с нулями. Игнорировать его нельзя: непредставление карается так же, как и по обычному отчету.

Это частая ошибка новых ООО: компания не ведет деятельность, зарплату не платит, но забывает, что нулевой 4-ФСС в составе ЕФС-1 сдавать все равно обязана.

Ответственность зависит от того, какой подраздел просрочен или сдан с ошибкой. Размеры штрафов установлены в законах об индивидуальном учете и о страховании от несчастных случаев.

• Подраздел 1.1 и 1.2 — 500 ₽ за каждого сотрудника, по которому сведения не сданы, сданы с опозданием или с ошибкой
• Подраздел 2 (травматизм) — 5% от суммы взносов за каждый месяц просрочки, но не менее 1 000 ₽ и не более 30% от суммы
• Должностное лицо может быть дополнительно оштрафовано на 300–500 ₽ по КоАП

Самый болезненный сценарий — массовая просрочка подраздела 1.1. Поскольку штраф считается по каждому человеку, при большом штате сумма быстро растет. Например, забыли вовремя подать сведения о приеме пяти сотрудников — это уже 2 500 ₽ только по одному эпизоду.

При обнаружении собственной ошибки до того, как ее найдет фонд, штраф можно снизить или избежать: достаточно самостоятельно подать корректирующую форму. Поэтому регулярная сверка с СФР выгоднее, чем ожидание требования.

Главный принцип — реагировать на кадровое событие в день приказа, а не собирать отчеты в конце месяца. Под подраздел 1.1 с его сроком «следующий рабочий день» обычный месячный ритм отчетности не работает.

• Свяжите оформление приказа о приеме или увольнении с немедленной отправкой подраздела 1.1 — это должно быть одной операцией
• Ведите календарь периодических подразделов: стаж — до 25 января, травматизм — поквартально до 25-го
• Сверяйтесь с СФР хотя бы раз в квартал, чтобы поймать расхождения до требования
• Электронная сдача обязательна при численности 11 и более человек; при меньшем штате допускается бумага, но электронно удобнее

На практике именно подраздел 1.1 чаще всего «теряется» в небольших компаниях без выделенного кадровика: директор подписал приказ, а про отчет в СФР вспомнил через неделю. Чтобы этого не происходило, кадровый учет и отчетность лучше держать в одном контуре с расчетом зарплаты.

Если сотрудников несколько и кадровые события случаются регулярно, отслеживание сроков вручную перестает быть надежным. В этот момент имеет смысл передать участок специалистам, которые ведут отчетность по сотрудникам системно.