Ошибки в расчёте зарплаты, которые приводят к штрафам

Самые частые ошибки на практике

• Аванс «округляют» до фиксированной суммы вместо расчёта за отработанные дни первой половины месяца
• Задерживают выплату — даже на 1 день: ГИТ считает это нарушением сроков
• Не индексируют зарплату или индексируют только некоторым сотрудникам
• Платят премию «в конверте» или вне положения о премировании
• Не оформляют дополнительные соглашения при изменении оклада
• Удерживают НДФЛ не в день выплаты, а в день начисления
• Не начисляют взносы на отпускные и компенсацию за неиспользованный отпуск
• Забывают про средний заработок при командировке

Сроки выплат и что считается просрочкой

По ТК РФ зарплата выплачивается не реже двух раз в месяц с интервалом не более 15 календарных дней. Конкретные даты — в трудовом договоре или ПВТР. Если дата приходится на выходной, платят накануне.

Просрочка хотя бы на день даёт сотруднику право на компенсацию: 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день задержки. ГИТ при проверке оформит штраф юрлицу до 50 000 ₽ за первое нарушение, до 100 000 ₽ за повторное.

Где налоговая видит расхождения

• 6-НДФЛ и РСВ за один период не сошлись по доходам сотрудников
• В ЕФС-1 (бывший СЗВ-СТАЖ) пропущен период работы
• Дата фактического получения дохода в 6-НДФЛ не совпадает с днём выплаты
• Уплаченный НДФЛ меньше начисленного — сразу запрос требований и пени
• РСВ показывает большие выплаты, а 6-НДФЛ — меньшие

Что проверять каждый месяц

1. Табель закрыт и подписан до начала расчёта
2. Аванс рассчитан по фактическим дням, а не «50% оклада»
3. НДФЛ удержан в день выплаты и перечислен в установленный срок
4. Все суммы сверены с расчётным листком и платёжкой
5. В ЕФС-1 отражены все кадровые события месяца (приём, перевод, увольнение)

Что грозит за ошибки

За задержку выплат — штраф ГИТ и компенсация сотруднику. За неуплату НДФЛ или взносов — пени и штраф 20% от неуплаченной суммы. За ошибки в 6-НДФЛ — 500 ₽ за каждый недостоверный документ. За пропуск ЕФС-1 — 500 ₽ за каждое застрахованное лицо.

Вроде немного, но при штате 10 человек одна забытая запись в ЕФС-1 — это уже 5 000 ₽. Накопленные за год — десятки тысяч.

Когда нужен бухгалтер

Если у вас более 5 сотрудников и зарплата ведётся «между делом» — почти гарантированно есть расхождения в 6-НДФЛ и РСВ. Их налоговая видит автоматически и присылает требования. Чем дольше они копятся, тем дороже потом разбирать.

Если вы планируете проверку, перевод штата или продажу бизнеса — зарплатный блок проверяется в первую очередь.

Как это делает Монучет

В типовом восстановлении зарплаты за прошлый год мы находим в среднем 8–12 расхождений между 6-НДФЛ и РСВ. Закрываем уточнёнными расчётами и добровольной доплатой — это снимает риск выездной проверки и экономит на штрафах.